De afdeling Communicatie & Relatiebeheer van de universiteit draagt zorg voor de publicitaire ondersteuning van o.a. wetenschappelijk onderzoek. Om de hiervoor noodzakelijke informatie te verkrijgen stuurt zij in de maand voorafgaand aan de promotie een brief (zie de downloadsectie) naar de promovendus met het verzoek om de volgende informatie te verstrekken:

• Alle feitelijke gegevens, zoals datum, de naam van de promovendus en de titel van het proefschrift
• Een korte kenschets van het proefschrift, dwz een omschrijving van het onderzoek van hooguit honderd woorden.De kenschets moet begrijpelijk zijn voor iemand die niet in het betreffende vakgebied geschoold is. Geen vaktaal dus. De nadruk dient te liggen op de belangrijkste conclusies van het onderzoek of de praktische consequenties daarvan.
• Een suggestie voor een of twee trefwoorden.
• Of het onderzoek (mede) gefinancierd is door een "collectebusfonds" (zoals Koningin Wilhelminafonds, Prins Bernardfonds oid).
• Deze informatie (de zgn. kenschets) wordt door de afdeling Communicatie & Relatiebeheer in een agenda verwerkt. Deze agenda wordt verstuurd naar regionale en landelijke media: dagbladen, tijdschriften, wetenschappelijke bladen, radio en TV.
• Indien uit de kenschets blijkt dat het promotieonderzoek van maatschappelijk belang is, brengt de afdeling Communicatie & Relatiebeheer het onderzoek extra onder de aandacht van de media met een uitgebreid persbericht. In dat geval neemt de afdeling Communicatie & Relatiebeheer contact op met de promovendus.
• Langs elektronische weg wordt de agenda toegankelijk gemaakt, via de website van de UM.

En dan...

Als journalisten naar aanleiding van de omschrijving in de agenda meer willen weten over een promotieonderzoek, kunnen zij contact opnemen met de afdeling Communicatie en Relatiebeheer. Indien mogelijk zullen zij de vragen van journalisten voor de promovendus afhandelen. Zo niet wordt de journalist verwezen naar de promovendus zelf. De promovendus dient dan wel op te geven hoe hij of zij is te bereiken.

Journalisten kunnen bij de afdeling Communicatie & Relatiebeheer een recensie-exemplaar van het proefschrift opvragen. Daarvoor ontvangt de afdeling vijf exemplaren van het College van Decanen. Als die op zijn nemen zij contact met u op.

Wilt u meer weten over deze persvoorlichtingsprocedure dan kunt u contact opnemen met afdeling Communicatie & Relatiebeheer Zie Adressen.