De aanvraag voor promotie (verzoek tot toelating) dient te worden ingediend bij het College van Decanen. Hierbij moet je de volgende zaken bijvoegen/vermelden: een diploma waaruit blijkt dat je bevoegd bent om te promoveren, onderwerp en titel van je manuscript, de naam van je promotor(en) en de faculteit waaraan je wilt promoveren. Het verzoek moet worden ingediend op een speciaal formulier dat door zowel de promotor als de co-promotor ondertekend dient te worden.

De promotor beslist binnen twee maanden na ontvangst van de eindversie van het manuscript van de promovendus over het al dan niet voorleggen van het manuscript aan de beoordelingscommissie. Hiervan geeft hij schriftelijk bericht aan de promovendus.

Vervolgens doet de promotor aan de Decaan van de betreffende faculteit een voorstel voor de aanwijzing van een hoogleraar als voorzitter van de beoordelingscommissie. Samen met deze beoogd voorzitter doet de promotor vervolgens een voorstel voor de overige beoogde leden van de beoordelingscommissie aan de Decaan. De definitieve beoordelingscommissie wordt vastgesteld op schriftelijk voorstel van de Decaan aan het College van Decanen. De beoordelingscommissie bestaat uit minimaal twee en maximaal vijf hoogleraren, en minimaal één en maximaal twee gepromoveerde deskundigen op het vakgebied van het proefschrift. In totaal bestaat de beoordelingscommissie uit minimaal drie en maximaal vijf leden. De promovendus zorgt ervoor dat de leden van de beoordelingscommissie een exemplaar van het manuscript ontvangen. Binnen vier weken na ontvangst van het manuscript brengt de beoordelingscommissie een schriftelijk oordeel uit naar de promotor en deze deelt het besluit schriftelijk mee aan de promovendus, het College van Decanen en de Decaan. Indien het een positief oordeel betreft, wordt er door promovendus, promotor en het secretariaat van het College van Decanen overlegd over een promotiedatum. Vervolgens doet de promovendus een voorstel hieromtrent aan de rector magnificus, die vervolgens plaats, dag en uur van de promotie vaststelt (promoties vinden plaats op woensdag, donderdag en vrijdag om 12.00, 14.00 en 16.00 uur).