1. Bij aanvang van het promotieonderzoek

Indien van toepassing, zie artikel 2 van het Promotiereglement, wordt toegang tot de promotie gevraagd middels voorbeeldbrief 1. De promovendus verzoekt het College van Decanen (CvD) de promotor(es) aan te wijzen middels voorbeeldbrief 2.

Eventueel wordt verzocht de co-promotor(es) aan te wijzen middels voorbeeldbrief 3.

2. De promotie-afspraak

Na de goedkeuring van het manuscript door de beoordelingscommissie, die uiterlijk drie maanden voor de beoogde promotiedatum moet zijn gegeven, kan met het secretariaat CvD deze datum voorlopig worden vastgelegd. Houdt daarbij rekening met enkele randvoorwaarden.
De zitting vindt plaats op de volgende dagen: woensdag, donderdag en vrijdag, om 12.00, 14.00 en 16.00 uur.
Het secretariaat CvD beschikt over gegevens of de datum al voor een oratie of voor een afscheidscollege is gereserveerd.
De afspraak wordt definitief door de vaststelling door de Rector Magnificus door middel van diens paraaf op het ontwerp-titelblad. Wijzigingen zijn daarna slechts bij hoge uitzondering mogelijk.

N.B.: aan de genoemde aanvangstijd(en) wordt stipt de hand gehouden.

3. Het titelblad van het proefschrift

De uitwendinge en inwendige vormvereisten voor het proefschrift worden beschreven in hoofdstuk 6 en hoofdstuk 11 van het promotiereglement. Voor de goedkeuring van de titelpagina door de Rector Magnificus moet tenminste drie maanden voor de promotie een exemplaar (liefst drukproef of masterafdruk) worden toegestuurd aan het secretariaat CvD.

Aan de promovendus wordt aanbevolen het proefschrift van een ISBN-nummer te voorzien. Dat nummer zorgt ervoor dat het proefschrift zowel nationaal als internationaal geregistreerd is en onder de aandacht van potentiële gebruikers komt. Uitgaven met een ISB-nummer komen in het Boekblad terecht en verschijnen in de nationale bibliografie (Brinkman).
Als het proefschrift in een fonds of reeks verschijnt, wordt het ISB-nummer aangevraagd door de uitgever van het proefschrift.
Indien de promovendus zelf het proefschrift uitgeeft, dient hij/zij voor de toekenning van het ISB-nummer contact op te nemen met de drukker of het Bureau ISBN te Culemborg.

4. Keerzijde van het titelblad (zie voorbeeld 8)

Hierop worden uitsluitend vermeld de namen van
» de (co)promotor(en) en de naam van de instelling waarbij deze(n) werkzaam is/zijn,
» de beoordelingscommissie, en
» de eventuele instanties die het onderzoek en/of de promotie financieel hebben gesteund. Eén van de toegestuurde exemplaren dient te zijn geparafeerd door de promotor.

5. Toevoegingen van niet-wetenschappelijke aard

Met de uitdrukkelijke toestemming van het College van Decanen, de Rector Magnificus kunnen in het proefschrift toevoegingen worden opgenomen, die buiten het bestek van de wetenschappelijke verhandeling in strikte zin vallen (zie artikel 24 lid 3 van het Promotiereglement). Toevoegingen met een commerciele strekking worden niet toegestaan.

6. Receptie en adres

In het proefschrift wordt een kaartje gelegd met de naam, het huisadres en het telefoonnummer van de promovendus en daaronder een mededeling waar gerecipieerd wordt.

Plattegronden van de binnenstad (met daarop aangegeven de parkeergarages) kunnen worden toegevoegd.

7. Inleveren proefschriften

Bij het Bureau Academische Zittingen moeten, tenminste drie weken voor de promotiedatum, 10 proefschriften worden ingeleverd.

8. Vergoeding drukkosten en subsidie

Zie formulier 12 in hoofdstuk 11: vergoeding voor 10 exemplaren, € 0,36 per pagina.

9. Andere vormen van vermenigvuldiging

Voorzover uit het voorgaande niet anders volgt worden andere, door het College van Decanen aanvaarde vormen van vermenigvuldiging de voor toepassing van het voorgaande gelijk gesteld met drukken.

10. Kennismakingsbezoek

Op verzoek van de voorzitter kan aan de promovendus gevraagd worden dat hij tevoren kennis komt maken met degene die de promotieplechtigheid zal voorzitten (zie artikel 28 lid 3 van het Promotiereglement ). Circa vier weken voor de promotie kan bij het secretariaat CvD worden nagevraagd wie de promotie voorzit.

11. Voorbespreking promotie

Op verzoek van de promovendus kan de Pedel de gang van zaken tijdens een promotie en het gebruik van audiovisuele middelen met de promovendus doornemen.

12. Openbaarheid, toegang en plaatsreservering

De promotie vindt plaats in de Aula en is openbaar. Er zijn 240 zitplaatsen. De voorzitter van de promotieplechtigheid kan de toegang tot de Aula beperken c.q. weigeren, wanneer orde en (brand-)veiligheid in gevaar komen.

Kinderen jonger dan 6 jaar mogen niet aanwezig zijn tijdens de verdediging van het proefschrift.

13. Geluidsopnamen, fotograferen, en film-video-opname

De voorzitter van de promotieplechtigheid kan de promovendus op diens verzoek toestemming geven voor het (laten) maken van geluidsopnamen voor privé-doeleinden (dus niet voor de publiciteit) bijvoorbeeld door middel van een cassetterecorder.

Tijdens de verdediging mag niet worden gefotografeerd en gefilmd. Er bestaat geen bezwaar tegen het maken van fotos, film- en video-opnamen na de verdediging, tijdens de uitslag, bij de overhandiging van de bul en op de receptie.

14. Kleding

Het wordt op prijs gesteld, als de kleding in overeenstemming is met de waarde die de universiteit aan de plechtigheid hecht.

15. Publiciteit

Promoties worden aangekondigd in de wetenschapsagenda, die maandelijks op de UM-website wordt gepubliceerd en naar de media wordt gestuurd. De agenda wordt verstuurd naar regionale en landelijke pers: dagbladen, tijdschriften, wetenschappelijke bladen, radio en TV. Naast feitelijke gegevens, zoals datum, naam van de promovendus en titel van het proefschrift, wordt daarin ook een korte kenschets van het proefschrift opgenomen. De promovendus wordt enkele weken voorafgaand aan de promotie per brief gevraagd een omschrijving te geven van het promotieonderzoek in maximaal honderd woorden. De kenschets moet begrijpelijk zijn voor iemand die niet in het vakgebied geschoold is. De nadruk dient te liggen op de belangrijkste conclusies van het onderzoek of praktische consequenties daarvan. Het verdient aanbeveling hierover met de promotor te overleggen.
Eventueel stelt de afdeling Communicatie & Relatiebeheer op basis van de kenschets een uitgebreid persbericht op. Het doel van deze persberichten is om bepaalde onderzoeken die van maatschappelijk belang zijn, nog eens extra onder de aandacht van de media te brengen. In dat geval neemt de afdeling Communicatie & Relatiebeheer contact op met de promovendus.

16. Radio en televisie

Met schriftelijke toestemming van de Rector Magnificus mogen opnamen voor radio of televisie gemaakt worden. Eveneens met zijn toestemming mag geluidsopname-apparatuur door publiciteitsmedia in de zaal worden opgesteld. De toestemming moet tenminste drie werkdagen van tevoren schriftelijk worden aangevraagd bij de Rector Magnificus. In bijzondere gevallen kan deze termijn worden verkort.